REGIMENTO INTERNO DO HERBÁRIO DA UNIVERSIDADE FEDERAL DE SERGIPE (ASE), UNIVERSIDADE FEDERAL DE SERGIPE (UFS), CIDADE UNIVERSITÁRIA JOSÉ ALOÍSIO DE CAMPOS, SÃO CRISTÓVÃO, SERGIPE

CAPÍTULO I

DOS OBJETIVOS DO HERBÁRIO

Art. 1º O Herbário da Universidade Federal de Sergipe (acrônimo ASE – A, de Aracaju; e SE, de Sergipe), localizado na Universidade Federal de Sergipe, Cidade Universitária José Aloísio de Campos, São Cristóvão, Sergipe, tem como objetivo receber, tombar, armazenar e conservar amostras de plantas, algas e fungos, coletadas principalmente em Sergipe, para fins de documentação da flora brasileira e geração de dados para pesquisa científica, além de suporte didático às disciplinas botânicas.

CAPÍTULO II

DAS ATRIBUIÇÕES DA CURADORIA DO HERBÁRIO

Art. 2º O Herbário ASE é administrado pela Curadoria, que consiste de um(a) curador(a) designado(a) pelo Departamento de Biologia da Universidade Federal de Sergipe (DBI/UFS), escolhido dentre os professores do corpo funcional do departamento. Em não havendo professores do quadro disponível ou aptos para exercer a função, um professor substituto pode ser delegado pelo DBI. Além do(a) curador(a), poderá haver um(a) vice-curador(a), escolhido dentre os professores do corpo funcional do departamento ou dentro do corpo de técnicos administrativos.

Art. 3º A equipe do Herbário ASE pode então ser composta por curador(a), vice-curador(a), técnicos administrativos, estagiários (bolsistas ou voluntários), coletores e/ou coordenadores de projetos em áreas que utilizem a coleção.

Art. 4º São atribuições da Curadoria:

I – zelar pela integridade do acervo do ASE e do material científico em trânsito sob a responsabilidade do mesmo, monitorando a coleção quanto à organização, riscos de contaminação por insetos, fungos ou outros fatores que representem prejuízo potencial à coleção, bem como zelar pelo correto manuseio do material científico do acervo, preservando-o de danos causados pela manipulação inadequada;

II – zelar pela qualidade do material a ser incorporado ao ASE, evitando a inclusão de material inadequadamente seco, fragmentado ou estéril, conforme descritos no art. 5º e no § 1º do art. 6º;

III – controlar a entrada do material científico incorporado ao acervo através da manutenção de um banco de dados, bem como garantir que o processo de inclusão de novo material ao ASE se faça de acordo com os procedimentos listados na Seção I do Capítulo III;

IV – liberar o envio de empréstimos do acervo, bem como organizar o eventual envio de duplicatas (tanto em regime de doação quanto de permuta), a outras instituições científicas regulares (ver Seção V do Capítulo III);

V – pautar suas ações pelas normas de funcionamento do ASE inclusas no Capítulo III e fazer com que elas sejam seguidas pelos demais usuários da UFS.

CAPÍTULO III

DOS PROCEDIMENTOS A SEREM OBSERVADOS PELA EQUIPE DO HERBÁRIO ASE E DEMAIS USUÁRIOS

Seção I – Da Incorporação de Material Científico ao Acervo do Herbário ASE

Art. 5º As exsicatas a serem incorporadas ao ASE devem estar devidamente dessecadas em estufas apropriadas. Material inadequadamente dessecado não será incorporado ao acervo, tendo a Curadoria a prerrogativa de rejeitar a incorporação de material nesta situação.

Art. 6º As exsicatas a serem incorporadas devem preferencialmente consistir de material fértil, respeitando o grupo estudado (ex: flores e/ou frutos, para angiospermas), de forma a constituir material científico representativo.

§ 1º A incorporação de material estéril deve ser evitada, tendo a Curadoria a prerrogativa de rejeitar sua incorporação.

§ 2º Em casos excepcionais, como por exemplo, diante da comprovação da raridade do material a ser incorporado ou da ocasional necessidade legal de depósito de material, a Curadoria pode aceitar tal incorporação.

§ 3º A incorporação de material fragmentado (consistindo unicamente de folhas e/ou partes férteis soltas) também deve ser evitada, tendo a Curadoria prerrogativa de rejeitar tal incorporação.

Art. 7º Para o material ser incorporado ao acervo, devem ser seguidos os passos:

I – material a ser seco em estufa pertencente ao ASE deve ser devidamente identificado (nome pesquisador, local de coleta e data de inserção) e retirado pelo pesquisador, uma vez que a Curadoria não é responsável por tal ação. Materiais que permanecerem na estufa por mais tempo que o necessário, serão retirados e um aviso emitido. Se não forem procurados, serão descartados;

II – após a secagem, o material deve ser ordenado de forma crescente de número de coletor com indicação de qual deve ser montado (quando houver duplicatas);

III – o pesquisador deve disponibilizar os dados para preparação das etiquetas do material de acordo com o disposto no art. 8º, além de informar para quais herbários as duplicatas devem ser expedidas. A Curadoria enviará ao pesquisador um arquivo de revisão da etiqueta para que correções sejam realizadas antes da impressão definitiva.

Art. 8º Todo o material incorporado ao ASE deve ser registrado em um banco de dados específico para este fim, no qual constarão: dados de coleta (data, país, Estado, município, localidade, coordenadas geográficas); coletor(es) e número de coleta; determinação específica (quando possível, família, gênero e/ou espécie - neste caso, acompanhado pelo autor do binômio); e observações relativas a hábito, altura, hábitat, coloração, etc.

Art. 9º Os materiais serão colados em papel supremo branco (gramatura 250g/m2 ou 300g/m2), juntamente com uma etiqueta de dados citados no art. 9º, constituindo desta forma a exsicata.

Art. 10. As exsicatas incorporadas ao ASE são fornecidas voluntariamente pelo(s) coletor(es) ou curadores de instituições afins, procedimento esse que não envolverá, em momento algum, qualquer acordo financeiro entre as partes.

Parágrafo único. Quando algum material incorporado ao ASE for utilizado na descrição de espécies, deve-se considerar essa amostra como HOLÓTIPO e designar as duplicatas como ISÓTIPOS para doação (ver art. 29).

Art. 11. As exsicatas incorporadas passam a ser patrimônio do ASE, sendo sua manutenção responsabilidade da Curadoria.

Art. 12. São atribuições da equipe do Herbário ASE:

I – auxiliar o(s) curador(es) nas tarefas relativas ao ASE toda vez que for(em) solicitado(s);

II – verificar se as condições do ASE estão o mais próximo possível das consideradas ideais (umidade, ventilação, luminosidade e limpeza) e tomar as providências necessárias caso contrário;

III – montar, registrar e inserir todo o material pertencente ao ASE, seguindo os procedimentos usuais;

IV – manter em dia o banco de dados e todo o material informativo necessário;

V – conduzir ao(s) curador(es) todo visitante que queira consultar a coleção, para que este possa deliberar favoravelmente ou não;

VI – acompanhar os pesquisadores e visitantes do ASE em todo o processo de consulta à coleção;

VII – atualizar no banco de dados todo material consultado pelos especialistas (ver art. 23) e seguir instruções da Curadoria;

VIII – manter a limpeza e organização das dependências do ASE e sala de montagem;

IX – zelar pelo bom estado de conservação dos exemplares da coleção, no que tange ao manuseio do material pelos consulentes e a desinfecção periódica do acervo.

Seção II – Da Organização do Acervo do Herbário ASE

Art. 13. As exsicatas serão guardadas em armários do ASE, em número adequado ao tamanho dos escaninhos.

Art. 14. As exsicatas incorporadas ao ASE serão guardadas de acordo com a classificação vigente. Dentro das famílias, os gêneros serão organizados em ordem alfabética; e, dentro dos gêneros, as espécies serão organizadas em ordem alfabética.

Art. 15. As exsicatas não identificadas (Indet) em nível de família serão guardadas no início da coleção do maior nível hierárquico considerado. Aquelas não identificadas em nível genérico, serão guardadas no início da família a qual se relacionam; e aquelas não identificadas em nível específico, serão mantidas no início do gênero ao qual se relacionam.

Seção III – Do Gerenciamento da Integridade do Acervo do Herbário ASE

Art. 16. Cabe à Curadoria zelar pela integridade do acervo científico do ASE, cuidando para que a coleção seja adequadamente manuseada e que não seja exposta a riscos desnecessários de contaminação por fungos ou insetos.

Art. 17. No que tange ao manuseio adequado do acervo do ASE, é de competência da Curadoria cuidar para que os visitantes e usuários sejam previamente instruídos sobre os procedimentos necessários para tanto.

Art. 18. As exsicatas guardadas no ASE deverão ser manuseadas uma de cada vez, nunca sendo manipuladas à semelhança de páginas de um livro.

Parágrafo único. Este cuidado é fundamental para a longevidade do material dessecado guardado no ASE, devido à facilidade de ser fragmentado em condições adversas.

Art. 19. Após a análise na bancada, as exsicatas deverão ser devolvidas ao lugar de origem nos armários da coleção, sendo mantida a ordem constante no art. 14 da Seção II.

Art. 20. É absolutamente vedada a saída de exsicatas da área do ASE sem o consentimento da Curadoria, assim como a entrada de material vegetal fresco ou dessecado sem autorização.

Parágrafo único. No caso de material dessecado ainda não tombado ou da remoção autorizada de exsicatas do ASE, este material necessariamente passará pelo procedimento de reserva em separado (permanência no freezer a 20 ºC por 48hs) antes de adentrar a sala de coleção principal.

Art. 21 Havendo descumprimento das normas de uso do ASE, caberá à Curadoria a tomada de medidas que visem à proteção do acervo, desde que estas medidas sejam tomadas de acordo com a legislação vigente na UFS.

Seção IV – Da Consulta e do Uso do Acervo do Herbário da ASE

Art. 22. A consulta ao acervo do ASE para fins científicos é possibilitada a qualquer membro da UFS ou de outras instituições científicas, guardada a exigência do cumprimento das normas de manuseio do material citadas nos art. 18 e 19 da Seção III.

Art. 23. Caso seja necessário atualizar a identificação, esta deve ser anotada e datada com caneta de tinta permanente em ficha própria do ASE, e colada na margem direita acima da etiqueta do material. Já existindo uma ficha, a nova identificação deverá ser colada acima desta ou em um lugar que não atrapalhe a estética de apresentação do material.

Parágrafo único. O material cuja identificação foi alterada deverá ser deixado sobre a bancada com um aviso para a Curadoria seguir os procedimentos necessários de atualização no banco de dados.

Art. 24. O uso de exsicatas ou quaisquer materiais incorporados ao ASE é terminantemente vedado para atividades didáticas externas e comerciais (ex: serviços de consultoria ambiental), não sendo permitida a remoção de qualquer material tombado no ASE para esta finalidade.

Parágrafo único. Os materiais coletados para fins didáticos, que consistam ou não de materiais nunca tombados no ASE, deverão ser depositados em coleções específicas, separadas da coleção principal. Sua implementação e manutenção não é de responsabilidade da Curadoria.

Seção V – Do Envio ou Solicitação de Empréstimo, Doação ou Permuta do Acervo do Herbário ASE

Art. 25. O empréstimo de exsicatas do ASE pode ser feito para instituições científicas que possuam herbários regulares, desde que ocorra garantida à preservação desse material durante sua permanência nestas instituições.

Parágrafo único. A movimentação do material científico do ASE dentro de qualquer uma das modalidades citadas nesta seção deve ser devidamente registrada pela Curadoria em Guias de Remessa (GR), com uma cópia a ser guardada em cada uma das instituições envolvidas, nas quais a natureza das operações (empréstimo, doação ou permuta) e a quantidade de material envolvido devem estar discriminadas.

Art. 26. No caso da necessidade de solicitação de empréstimo de material a outra instituição científica, em vista de pesquisa realizada por membro da UFS (ver § 2º do caput), cabe à Curadoria a solicitação formal. Se concedido, o material emprestado ficará durante a permanência na UFS sob a guarda do ASE e responsabilidade compartilhada entre Curadoria e pesquisador (ver § 3º e § 4º do caput).

§ 1º A solicitação contendo a anuência do orientador e/ou supervisor deve ser enviada ao e-mail do ASE (herbarioase@ufs.br).

§ 2º Solicitações de empréstimo serão permitidas apenas para trabalhos realizados por estagiários (bolsistas ou voluntários) ou alunos de pós-graduação e pós-doutoramento.

§ 3º O material recebido será conferido, assinado e datado pela Curadoria, que será responsável pelo procedimento de reserva em separado (ver art. 20, parágrafo único). Para o pesquisador, fica a incumbência de conferir novamente o material constante na GR e assinar seu recebimento.

§ 4º Para o armazenamento do material emprestado, o ASE disponibilizará condições corretas de acondicionamento, mas o pesquisador fica responsável pelo manuseio, conservação e organização do mesmo durante o período de estudo.

§ 5º Empréstimos tomados diretamente por pesquisadores sem o conhecimento da Curadoria não são de responsabilidade do ASE, devendo o mesmo ser mantido pelo pesquisador, que deverá arcar com os custos de devolução.

Art. 27. Os materiais emprestados deverão ser devolvidos identificados após o término dos prazos estipulados pela curadoria do herbário remetente. Em caso de atraso, o pesquisador não receberá o nada consta do ASE e não poderá realizar mais pedidos de empréstimos até que a situação seja normalizada.

§ 1º Para tipos nomenclaturais, a etiqueta deverá conter a identificação da categoria, o nome do basiônimo e a indicação do protólogo.

§ 2º O pesquisador deve organizar o material por herbário remetente e com espécimes ordenados de acordo com a lista constante na GR.

§ 3º Pesquisadores que utilizarem material solicitado através do ASE em seus trabalhos devem fazer referência ao Herbário nas publicações.

Art. 28. As solicitações de empréstimo de materiais do ASE deverão ser encaminhadas à Curadoria via e-mail ou correspondência postal. A permissão de liberação seguirá o descrito no § 2º do art. 26, e o prazo de devolução será definido de acordo com o trabalho desenvolvido pelo pesquisador requerente.

§ 1º No período de permanência em uma instituição científica externa, a responsabilidade sobre o material emprestado é da curadoria da instituição solicitadora do empréstimo.

§ 2º Ao final do prazo estipulado, a curadoria da instituição solicitadora deve devolver o material emprestado. Caso seja necessário, a Curadoria poderá analisar uma possível extensão de prazo, renovando o empréstimo pelo tempo acordado.

Art. 29. O envio de duplicatas de coletas botânicas do ASE para outras instituições de pesquisa pode ser feita no regime de doação ou permuta, dependendo das circunstâncias e da determinação da Curadoria.

§ 1º O regime de doação (quando o envio de duplicatas é feito unilateralmente pelo ASE a outra instituição, brasileira ou estrangeira) deve preferencialmente contemplar o envio a pesquisadores especialistas nos diferentes grupos como uma forma de investir na qualidade do acervo, dada a grande importância de material adequadamente identificado.

§ 2º O regime de permuta (quando o envio de exsicatas é feito mediante o recebimento de quantidade equivalente de exsicatas oriundas da instituição brasileira ou estrangeira com a qual se estabeleceu um programa de permuta) pode ser estabelecido com qualquer instituição científica regular brasileira ou estrangeira, a critério da Curadoria.

§ 3º A Curadoria também pode, se julgar adequado, enviar duplicatas a outras instituições como forma de contribuição para o crescimento das coleções científicas do país ou do exterior.

§ 4º No caso de instituições de pesquisa estrangeiras, o envio deve seguir as normas da legislação vigente no Brasil para remessa de material ao exterior.

CAPÍTULO IV

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS E TRANSITÓRIAS

Art. 30. Em caso de extinção do ASE, o acervo científico reunido durante sua existência será doado a outra instituição científica que tenha condições de incorporar a coleção, sendo esta instituição escolhida pelo DBI dentre aquelas que apresentarem interesse nesta doação e condições em recebê-la.

Art. 31. Qualquer questão não referida neste documento deverá ser resolvida diretamente com a Curadoria.

Art. 32. Este Regimento entra em vigor na data de sua publicação.

São Cristóvão, 10 de julho de 2017.